Introdução
Se aventurar pelo mundo dos relatórios ou não: eis a questão.
Seja para um chefe, um cliente ou até mesmo para guardar informações importantes para o futuro do negócio, construir um relatório de redes sociais é a melhor forma possível de rastrear continuamente as melhorias que você vem aplicando no trabalho.
Sem falar que, quando você mede continuamente o progresso e identifica as métricas mais importantes do crescimento de uma conta no Instagram, na verdade você está encontrando a chave para continuar crescendo na rede. Ou seja, apenas vantagens.
Pode parecer algo difícil, mas calma. Esse blogpost foi feito pra te explicar, passo a passo, como montar um relatório do Instagram com um modelo real e possível de ser aplicado na sua conta também.
Se quiser, você pode usar o Modelo de Relatório do Postgrain criado especialmente para que você possa documentar suas informações e aprender um pouco sobre relatórios.
Como montar o relatório
Um relatório precisa ser simples, inteligente, fácil de se entender e o mais importante: servir de prova concreta para o esforço que você vem colocando em ações nas redes sociais. Mas, claro, ele também pode servir como um identificador de ações negativas e sinalizar a hora de rever a sua estratégia.
Um bom relatório de social mídia pode variar de uma longa lista de dados e informações a uma grande apresentação cheia de análises, gráficos e conclusões sobre cada uma de suas ações no Instagram. Tudo depende muito do propósito.
Descubra o propósito do seu relatório
Sei que esse é um tópico bastante batido em tudo o que escrevemos neste blog, mas lá vai (novamente) um conselho: identifique os objetivos principais do documento. Antes de começar a montar um relatório, os objetivos vão nortear tudo que você quer comunicar. Então, antes de mais nada, se faça algumas perguntas:
- Para quem estou criando esse documento?
- As informações são contínuas ou se referem a uma campanha específica?
- Qual a informação mais relevante que eu pretendo passar?
Tendo essas três respostas, você já terá uma boa estrutura para se basear.
Seja curto e breve, mas não deixe de explicar o seu ponto
Em alguns casos, como os de apresentação ou compartilhamento de resultados, é preciso manter toda a informação concisa e fácil de entender. Porque, quando falamos de números e análises, a maioria das pessoas tende a achar cansativo absorver uma grande quantidade de dados e muitas explicações em uma tela.
Um outro conselho super precioso: as pessoas não estão na sua cabeça, certo? Você sabe exatamente o que toda aquela informação significa, só precisa encontrar a forma certa de de exemplificar e até mesmo provar as suas descobertas.
E, para mostrar o valor do trabalho que você vem executando, números não falarão sozinhos. É preciso interpretar o que você quer dizer, guiar as pessoas por uma interpretação, mostrar graficamente os seus resultados.
Lembre-se: tudo o que estamos te mostrando agora é sobre um relatório mensal, que deve ser usado para informações mais sucintas, ter noção dos resultados em uma escala de análise maior, gerar conclusões e continuar checando se a sua estratégia está fluindo para o lugar certo.
Escolha o melhor formato de relatório
Ao descobrir as informações que você quer passar, é hora de determinar o tipo de relatório que mais funciona com o seu tipo de trabalho. Muito se discute sobre qual o melhor tipo de relatório, e eu te respondo: não existe relatório melhor do que aquele que combina com o seu método de trabalho.
Para te ajudar a descobrir, selecionei alguns métodos:
- Excel
Pessoalmente, acho que uma das formas mais comuns de acompanhar o desempenho de uma rede social é usando uma planilha no Excel. Com ela, podemos criar uma visão mais completa de toda a trajetória de crescimento em números sem precisar passar várias páginas ou abrir diversas apresentações. Todas as informações necessárias podem ficar disponíveis em uma só página da planilha. Basta organizá-la.
Além disso, o excel possui fórmulas e cálculos que podem ser facilmente utilizados para comparar resultados, calcular porcentagens e até mesmo criar gráficos. O Google Sheets, por exemplo, é uma ótima saída para compartilhar com toda a equipe em tempo real o que você vem desenvolvendo e os dados coletados.
Para saber mais como usá-lo, acesse a Ajuda do Editores de Documentos do Google e comece a testar.
- Canva
Quando falamos sobre relatórios de apresentação para times ou clientes, a melhor escolha é criar algo que seja visualmente atrativo.
Seja para mandar um resultado geral para a empresa dos esforços e dados das redes sociais ou para enviar aquele resumo de última hora solicitado pelo cliente, o Canva pode te ajudar em tudo isso.
A plataforma tem diversos modelos de apresentação gratuitos, em que cada um deles conta com folhas e mais folhas de exemplos diferentes e didáticos que podem servir para o que você quer comunicar. É só escolher o projeto, montar a apresentação e gerar um pdf.
A parte mais legal de gerar este PDF são as outras possibilidades de utilizá-lo. Você pode anexar em um e-mail em massa, apresentar brevemente para a turma ou imprimir. Vai de acordo com a sua necessidade.
- Powerpoint / Google Slides
Ainda falando sobre modelos atrativos para apresentações, nada é mais certeiro que o tão conhecido ppt, que também está disponível no Google Drive através do Google Slides.
Os slides criados podem ser ótimos para apresentações, tanto presenciais quanto virtuais, tendo em vista que os links são compartilháveis e podem ser acessados juntos por várias pessoas. Com ele, você pode dar ao seu relatório um visual mais profissional e chamativo, facilitando o entendimento de todos que estão presentes.
- Infogram
Caso você queira investir em uma plataforma específica para gerar apresentações e relatórios, existe também o Infogram. Dentro dele, você cria apresentações, infográficos e slides. Tudo responsivo para smartphone e outros devices.
Sem falar na importação de dados para gerar gráficos poderosos nas cores, animações e formas que você preferir. O Infogram também serve como uma grande nuvem para salvar métricas e relatórios.
O que devo colocar em um relatório?
Após escolher a melhor forma de representar suas informações, é hora de passá-las para o papel de fato. Para te ajudar a descobrir qual caminho seguir, utilizamos o material criado para exemplificar o que vamos te explicar.
Alinhe objetivos e estratégia de negócio para entender as suas métricas-chave
Dependendo do tipo de perfil, a estratégia de negócio e das redes sociais podem ser bem diferentes. No nosso caso, por exemplo, a estratégia de conteúdo está centralizada em autoridade de marca e reconhecimento, em que o engajamento e a consciência são nossas prioridades.
Mas como para cada negócio existe um objetivo diferente, talvez o engajamento não seja tão importante. Em alguns casos, como o de lojas no Instagram, a geração de tráfego e as próprias vendas são fatores mais definitivos.
Seja qual for a sua prioridade, o relatório deverá conter estas informações. Ter um alinhamento dos objetivos da estratégia no Instagram com os objetivos da marca pode definir os resultados no futuro. Afinal, você conseguirá medir os sucessos e falhas utilizando essas informações.
Ao alinhar o objetivo dentro do Instagram com o momento em que a sua marca se encontra, você consegue identificar com mais facilidade o valor do trabalho. Afinal, dedicar tempo e dinheiro em conteúdo para as redes sociais não deixa de ser um investimento. Com isso, você consegue provas concretas do quanto o trabalho desempenhado está impactando no objetivo final do negócio.
Separamos três objetivos diferentes para te ajudar a identificar os dados mais significativos sobre o que você vem fazendo. Algumas estratégias podem contar com um ou dois objetivos dentro do Instagram, mas provavelmente um deles terá maior prioridade, por isso, eles devem ser avaliados separadamente.
E as métricas de sucesso?
Quando falamos sobre métricas, nos referimos a um apanhado geral de estatísticas usadas para medir o seu desempenho.
É com as métricas que você consegue avaliar a saúde da sua conta de acordo com o objetivo de negócio, o andamento de campanhas, a identificação de tendências relacionadas ao mercado e, principalmente, a comparação de dados para obter respostas.
O mundo de análises é extremamente vasto e pode abranger diferentes resultados, como o nível de atração para o seu negócio, quantos usuários você consegue converter e o quanto de receita você está gerando através do seu trabalho.
Mas neste artigo, vamos nos aprofundar em números relacionados exclusivamente ao Instagram.
Dentro do Instagram Insights, chamamos de métricas de sucesso todo o apanhado de informações coletadas no período determinado pelo aplicativo.
Encontramos, por exemplo: Cliques no site, ligações, comentários, e-mails, envolvimento, segmentos, como chegar, impressões, curtidas, visitas ao perfil, alcance, salvos, SMSs.
Encontre as informações que você precisa
Sabendo qual é o seu objetivo, você agora poderá buscar com muito mais clareza as informações para colocar no relatório. E o melhor lugar pra fazer isso é dentro do Instagram Insights.
O Instagram Insights está disponível apenas em Contas de Negócio. Caso você não possua uma, temos este artigo que explica com detalhes como criar a sua.
Dentro do aplicativo, selecione as três linhas que ficam no canto direito e, em seguida, acesse a parte de Informações. Nela, você poderá ver atividades de conteúdo, público e interações com bastante facilidade, tanto do feed quanto dos stories.
Caso esteja usando os dados de envolvimento de publicações no seu feed, clique em “ver tudo”, na aba de conteúdo.
Você poderá ver que cada uma delas possui informações distintas, certo? No caso de um relatório mensal focado em engajamento, por exemplo, separe as informações relativas a Envolvimento de cada publicação realizada naquele mês.
O mesmo também pode ser realizado com os Stories. A métrica padrão do aplicativo é a de Impressões, mas você pode analisar o que quiser. Basta olhar, com um pouquinho mais de calma, números como encaminhamentos, respostas. Você poderá tirar uma estimativa da média de engajamento a partir daí.
Analise os dados
Agora é a hora de utilizar o Modelo de Relatório do Postgrain que disponibilizamos logo no início do artigo.
Dentro do aplicativo, colete todas as informações necessárias por atividade. Caso você tenha realizado 15 posts naquele mês, por exemplo, você precisará coletar as informações de cada um deles. Esses dados, categorizados, te ajudarão a visualizar melhor o trabalho que você vem fazendo.
Para juntar tudo isso, você pode criar uma planilha simples, separando cada post por sua informação ou colocá-los direto nesse Google Slides que criamos pra te ajudar.
Com todas essas informações em mãos, separe o post que mais teve resultados de acordo com a métrica de sucesso. Ele será um bom objeto de análise e poderá conter indícios para que, no futuro, você possa apostar em publicações semelhantes.
Para alguns tipos de relatórios, nem todas essas informações são necessárias. Então você pode, ao invés de dispor de todas as informações, utilizar a média dos resultados referentes ao mês analisado.
Nestes casos, as métricas mensais serão apenas somas e pequenas divisões que o seu Insights lhe proporciona. Para alcançar o número de engajamento de uma única publicação, por exemplo, basta somar a quantidade de curtidas e comentários que ela atingiu.
Para calcular essa porcentagem mensal de crescimento de seguidores, basta subtrair os dados do mês anterior e os dados do mês atual. Em seguida, divida o resultado pelo mês anterior e multiplique o valor por 100. Aquele resultado será a sua porcentagem.
Exemplo:
Seguidores em Junho: 7.867
Seguidores em Julho: 8.678
7.867 – 8.678 = 811
811/7.867 = 0.10
0.10 x 100 = 10%
Significa que, de Junho para Julho, você atingiu um crescimento de pouco mais de 10% no número de seguidores.
Finalize a sua análise mostrando os pontos altos do mês, como aquela publicação que ganhou mais comentários ou o dia em que você teve um grande pico diferencial de seguidores. Se esse for o seu primeiro relatório, talvez isso não sirva agora. Mas no futuro, esse tipo de informação poderá criar indícios para padrões, como os tipos de postagem que mais recebem comentários ou os melhores dias de atividade da sua conta.
Vamos supor que você possui uma loja de roupas e pretende lucrar com ela através do Instagram. Mas, por alguma razão, o número de cliques para compra é menor e a quantidade de compartilhamentos ou salvamentos é muito maior. Significa que o seu objetivo talvez não esteja sendo totalmente cumprido.
Aqui entra a importância da análise em um relatório: os dados sozinhos não te dirão o porquê, mas te darão indícios de que o seu objetivo não está sendo cumprido. As pessoas demonstram interesse no seu conteúdo, mas não demonstram interesse em compras. Será que elas buscaram contato através de comentários ou mensagens diretas? Existe uma forma de atraí-las ativamente?
Com esse norte será bem mais fácil pensar estrategicamente para melhorar seus resultados.
Pra finalizar, lembra que logo no começo deste tópico falamos sobre coletar todos os dados dos posts realizados? É aqui que esse conhecimento será usado. Com tudo o que você produziu num mês inteiro, é possível identificar três fatores:
- O que funcionou de acordo com a sua métrica de sucesso?
- O que não funcionou?
- Quais as oportunidades que surgiram através do trabalho deste mês?
Essa é a melhor parte do processo de um relatório: o aprendizado. Com informações coletadas desta forma, você poderá adquirir ideias poderosas para melhorar o seu desempenho no futuro, alterar a rota do planejamento (se necessário) e aproveitar oportunidades que você só consegue identificar ao visualizar o cenário da estratégia de conteúdo como um todo.
Estude bastante a sua ferramenta de trabalho
Estudar sobre o Instagram constantemente também faz parte do processo. Ter conhecimento sobre a plataforma é o que desmistifica tudo o que você produz. Se você acha importante investir em Stories apenas porque a quantidade de usuários que utilizam a funcionalidade vem crescendo mais e mais, não significa que você precisa deixar o feed de lado. De acordo com o Instagram, 67% dos brasileiros ainda utilizam o feed para conseguir informações mais concisas sobre o negócio, produtos e informações.
Alinhando o conhecimento sobre como a plataforma está funcionando nos dias de hoje com as informações que você já possui sobre o público-alvo e como ele reage ao seu conteúdo, você não estará mais fazendo suposições. Pelo contrário, estará lidando com fatos e terá uma base de conhecimento sólida de como as constantes mudanças do aplicativo impactam na sua conta.
Conclusão
No fim das contas, não existe um modelo certo ou errado de montar um relatório. Existem os dados, aquilo que você precisa comunicar e a melhor forma possível de fazer isso. E é entendendo todo o processo básico que você poderá distinguir as informações necessárias para criar um aliado, tanto no combate de “achismos” quanto na hora de trazer os resultados que você quer pra sua conta.
Você possui uma forma diferente de analisar suas informações? Conta pra mim nos comentários!